Waar word je blij van?

Dit is een blog over Agile Projectmanagement, niet over Mindfullness of andere persoonlijke ontwikkelingsthema’s. Waar wordt je blij van – binnen je project. En dan gaat het niet alleen om softwareontwikkeling waar Agile heel gebruikelijk is, maar ook om andere projecten, bijvoorbeeld in accountancy. 

Bij Braindumplabs sluiten we iedere sprint (periode van ontwikkelactiviteit) af met een ‘Retrospective’, een teambijeenkomst waarin we uitspreken hoe we tegen onze samenwerking en de processen in het project aankijken. 

Een project heeft een mate van risico en faalkans. In een project werken mensen samen aan een doel en worden er resultaten opgeleverd. De mensen die samenwerken zijn het projectteam, de opdrachtgever, wellicht een stuurgroep, eventueel externe partijen die betrokken zijn bij het project en bij softwareontwikkeling ook vaak een klantorganisatie. Tijdens de ‘retro’ [spreek uit reh-trow] evalueren de leden van het projectteam de gang van zaken. Vaak komen dan heel andere problemen aan het licht dan in een sprint-evaluatie waarin vooral naar het resultaat – het product – gekeken wordt en waarbij iedereen aanwezig mag zijn, ook buiten het team. 

Het is belangrijk dat iedereen zich vrij kan uiten over het proces en de samenwerking. Daarom is enkel het team aanwezig, niet de klant, de opdrachtgever of iemand anders. Iedereen is hierin even belangrijk en het voornaamste doel is te leren van eerdere fouten voor in de volgende sprint. 

Werkwijze 

Eindelijk komen de post-it’s uit het cellofaan. Je gebruikt een bord, meestal een flipover, maar het kan ook een (digitaal) whiteboard of een strook ‘brown paper’ zijn op de muur. Op het bord maken we drie kolommen: 
Glad, Sad, Mad. Vervolgens hebben de team-leden de gelegenheid om op post-it’s een boodschap te schrijven en die in de kolom van hun keuze te plakken. 

Door als eerste na te denken over wat je blij maakt, realiseer je je dat er eigenlijk heel veel is om trots op te zijn en te vieren. De meeste projecten worden helemaal niet tussentijds geëvalueerd. En er zijn vast zaken heel goed gegaan. Sta daar als eerste bij stil. 

Maar er zijn ook teleurstellingen. Sterker nog, wat voor de één een teleurstelling is, kan een ander kwaad maken. En misschien is er wel iemand blij mee omdat die zich niet realiseert hoe de samenwerking verstoord wordt door bepaald handelen.  

Een teamlid is verantwoordelijk voor de coördinatie van de retro. Dat kan afwisselen. Die persoon bepaalt wanneer het vullen van het bord klaar is en doet dan de eerste analyse van de resultaten. Vaak schrijven verschillende teamleden dezelfde punten op. Door de post-it’s kun je die bij elkaar plakken en zo de punten bundelen. Je ziet ook direct welke punten het meest belangrijk zijn. Wellicht roept een post-it vragen op omdat de boodschap onduidelijk of multi-interpretabel is. De facilitator van de retro kan dan navraag doen en soms leidt dat nog tot aanvullende post-it’s. 

Na enige tijd ontstaat een beeld. Sommige frustraties zitten diep. Iemand schrijft met een rode pen of kapitale letters. Of er staat een korte ongenuanceerde mededeling (… werkt nooit; … altijd te laat). Dit moet geadresseerd worden. Snapt het team de frustratie? Overdrijft de schrijver? Is dit alles een gevolg van miscommunicatie?  

Nadat de frustratie is uitgesproken en iedereen zich dat ook persoonlijk heeft kunnen aantrekken, vat de facilitator de punten samen. Ook dan is het goed uit alle drie de kolommen op zijn minst één punt te benadrukken, ook uit de blije kolom. Tijdens de rest van de sessie wordt door het team gesproken over oplossingen voor de punten die verdrietig of boos maken. 

Waar word je blij van in je audit? 

Jaarrekening audits of andere projectmatige opdrachten worden meestal niet in sprints uitgevoerd. Maar er zijn wel tussentijdse evaluatiemomenten mogelijk. In een klassieke jaarrekening audit zou dit na de voorbereiding, na de interim en na de balanscontrole kunnen zijn. De lessen uit de retro kunnen in de rest van het project of in het volgende boekjaar worden toegepast.  

De manier van werken met de post-it’s zorgt ervoor dat iedereen op hetzelfde niveau betrokken is bij het project, van de jongste assistent tot de externe accountant in het voorbeeld van een jaarrekeningcontrole. Iedereen heeft de gelegenheid input te geven zonder hiërarchische belemmeringen. 

Je zult zien dat je heel waardevolle leerpunten uit een retro haalt. Soms heeft het te maken met de kwaliteit van je werk, maar het kan ook over de onderlinge verhoudingen gaan of de werkbelasting of verantwoordelijkheid van individuele teamleden. En voor een retro heb je geen geavanceerde technische hulpmiddelen nodig. Een paar stiften, een bord en post-it’s is genoeg.

Een belangrijke tip: zorg wel dat er een goed verslag voor opvolging van de retro is zodat je niet iedere keer dezelfde punten aan het bespreken bent. 

Previous PostHelemaal in de wolken!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *